7 min čitanjaU svijetu ugostiteljstva i maloprodaje često čujemo riječi blagajna i POS sustav. Mnogi ove termine koriste zamjenjivo, misleći da se radi o istoj stvari. Ipak, razlika postoji, i to važna. Ono što nazivate "blagajnom" praktički imaju svi koji trebaju naplatiti neki proizvod ili uslugu, dok POS sustav nije nužno potreban svakom restoranu, hotelu, trgovini ili usluživoj djelatnosti, no može biti itekako koristan.
Naime, POS sustav i blagajna značajno su drugačijeg opsega funkcionalnosti, a u ovom članku ćemo pojasniti razlike između tih dvaju termina. Također, pomoći ćemo vam odlučiti što je bolje za vaš objekt ili obrt - bilo da vodite trgovinu, mali kafić ili lanac restorana.
Tablica sadržaja
- Što je blagajna?
- Što je POS sustav?
- Glavne razlike između blagajne i POS sustava
- Što izabrati - blagajnu ili POS sustav?
Što je blagajna?
Klasična definicija blagajne
Blagajna ili kasa je uređaj ili softver koji služi prvenstveno za evidenciju prometa, odnosno bilježenje prodaje, prijavu prihoda, ispis računa i fiskalizaciju gdje je zakonski potrebna, te za izdavanje računa, tj. kako bi gost ili kupac dobili račun te se izvršila naplata. Također služi za evidenciju prodanih artikala.
"Blagajna sa svojim jednostavnim, ali korisnim funkcijama minimum je koji morate imati da bi vaše poslovanje imalo određenu strukturu i bilo zakonito."
Ograničenja klasične blagajne
Dok klasična blagajna odlično služi navedenim osnovnim potrebama, ima i značajna ograničenja, posebno u današnjem digitalnom dobu:
- Samostalna funkcionalnost: često radi izolirano i ne komunicira s drugim dijelovima poslovanja kao što su upravljanje zalihama i narudžbama, upravljanje osobljem ili CRM-om (sustavima za upravljanje odnosima s kupcima);
- Nema detaljne analitike: ne pruža podatke poput koji su proizvodi najprodavaniji, u kojim je satima najviše narudžbi, koliko su konobari produktivni i slično;
- Slabo povezana s ostalim sustavima: budući da funkcionira odvojeno od ostalih procesa i nije tehnološki napredan uređaj (ako ga nabavite samo s osnovnim funkcijama), drugi softveri i uređaji teško se integriraju u klasične blagajne.
Blagajna je stoga dobra opcija ako imate jednostavan objekt s jasnim i preglednim poslovanjem, malo artikala i malu fluktuaciju gostiju, tj. kupaca. U tom slučaju, može biti sasvim dovoljna za svakodnevni rad, ali strateški, za rast i optimizaciju, možda ipak neće biti dovoljna.
Što je POS sustav?
Definicija POS-a (Point of Sale)
POS je skraćenica od Point of Sale, što bi se slobodno moglo prevesti kao "prodajno mjesto", ali to je znatno širi pojam od blagajne. POS sustav se sastoji od hardvera kojeg obično čini računalo odnosno terminal, monitor, printer računa, terminal za kartično plaćanje (POS aparat), ladica za gotovinu i eventualno skeneri i tableti te softvera koji je često u oblaku (cloud), upravlja transakcijama, ali i nizom operativnih funkcija.
Ključne funkcionalnosti POS sustava koje su primjenjive u različitim industrijama i vrstama poslovnih objekata su:
- upravljanje narudžbama ili rezervacijama i njihovo automatsko slanje djelatnicima;
- obrađivanje uplata u smislu automatskog ažuriranja cijena sukladno akcijama, programima lojalnosti i porezima;
- analiza podataka i izvještavanje o prometu i efikasnosti tima;
- upravljanje zaposlenicima u svrhu kreiranja smjena, rasporeda i delegiranja zadataka;
- upravljanje zalihama kroz automatsko praćenje robe i predviđanje potrošnje.
Često su POS sustavi softverski dopunjeni značajkama kao što su mogućnost naručivanja i plaćanjem putem mobitela, preporuke bazirane na podacima i loyalty programi. Na ovaj je način implementacijom POS sustava moguće olakšati ne samo operativne zadatke, nego i poboljšati iskustvo gostiju, odnosno kupaca.
Ako niste sigurni kako bi POS sustav pomogao vašem poslovanju, javite nam se za besplatne konzultacije!
Primjeri primjene POS sustava u ugostiteljstvu
Ako vam je potreban slikovit primjer tijeka procesa uz primjenu personaliziranog POS sustava u ugostiteljskom objektu, evo ih nekoliko:
- U kafiću konobar preuzima narudžbu putem tableta da bi sustav automatski poslao narudžbu na ekran u šanku ili kuhinji lokala. Gost za uslugu plati karticom ili putem mobilne aplikacije što menadžer odmah vidi u izvještaju o prometu po satima čime stječe uvid u ponudu i potražnju (primjerice, ujutro se najviše prodaju kave, a popodne kolači).
- POS sustav u restoranu s više stolova evidenciju računa razdijeli po stolovima dok menadžer lakše prati produktivnost konobara (koliko je narudžbi, kolika je prosječna vrijednost računa). Brži je i točniji prijenos narudžbe od konobara prema kuhinji koja narudžbe preuzima putem umreženog digitalnog ekrana.
- Kod objekata koji imaju dostavu ili naručivanje online, POS sustav integrira i te narudžbe u opseg posla kuhinje, sinkronizirati ih sa zalihama, izravno šalje podatke u kuhinju te automatski prilagođava jelovnik ako nešto nedostaje.
"Kod razmišljanja o kupnji POS sustava, ugostitelji i trgovci često se suzdržavaju zbog cijene. Međutim, benefiti u vidu veće produktivnosti i rasta prihoda daleko nadmašuju trošak početne investicije."
Glavne razlike između blagajne i POS sustava
Obje opcije imaju svoje prednosti i nedostatke koji ponajviše ovise o tome kroz prizmu koje vrste poslovanja promatrate njihove funkcionalnosti. Ipak, neovisno o kontekstu, može se napraviti usporedba za generalnu predodžbu razlike između blagajne i POS sustava:
Značajka | Blagajna | POS sustav |
Evidencija prometa i izdavanje računa | Da: osnovna funkcija | Da: uz napredne mogućnosti (više vrsta računa, različiti načini plaćanja, automatsko računanje iznosa prema varijabilnim faktorima kao što su popusti) |
Funkcionalnost | Minimalna: samo prodaja/fiskalizacija | Napredna: narudžbe, upravljanje zalihama, analize, integracije |
Integracije s drugim procesima | Slabo ili gotovo nikako | Visoka: kuhinja/šank, dobavljači, dostava, CRM, skladište/zalihe |
Hardver / softver | Uređaj ili jednostavan softver, često lokalno instaliran | Često softver u oblaku te povezana oprema/uređaji |
Prilagodljivost i skalabilnost | Pogodna za male, jednostavne objekte | Bolja za restorane, lance, hotele, objekte s većim prometom |
Trošak i ulaganje | Niži trošak početne investicije, manje edukacije, jednostavnije održavanje | Više ulaganja, potrebno vrijeme za postavljanje, može biti potreban veći trošak održavanja, licenci i nadogradnje |
Na kraju, dolazimo do pitanja zbog kojeg vjerojatno i čitate ovaj članak, a ono glasi:
Što izabrati – blagajnu ili POS sustav?
Iako sve ovisi o vašim preferencijama, financijskim mogućnostima i (trenutačnim ili željenim) kompetencijama vaših zaposlenika, donosimo nekoliko smjernica u kakvim okolnostima je bolje izabrati blagajnu, a u kojima POS sustav.
Kada odabrati blagajnu?
Blagajna će i financijski i funkcijski biti dobar izbor ako:
- imate mali kiosk, štand ili objekt s vrlo jednostavnim poslovanjem (ne puno artikala, bez dostave, bez potrebe za upravljanjem timom);
- primarna briga vam je zakonska odgovornost, dakle fiskalizacija, izdavanje računa, i ne planirate značajno širenje ili uvođenje kompleksnih zadataka i procesa;
- imate ograničen budžet ili vam je važno da ulaganje bude minimalno i jednostavno za održavanje.
Kada odabrati POS sustav?
Investicija u kvalitetan POS sustav se isplati ako:
- vaš objekt ima više stolova, više konobara, veći promet i/ili očekujete rast;
- želite kontrolu nad zalihama, smanjiti trošenje, bolje planirati nabavu;
- želite smanjiti greške u narudžbama, ubrzati uslugu, poboljšati iskustvo gostiju ili kupaca;
- htjeli biste uvesti dodatne digitalne funkcionalnosti poput mobilne narudžbe, preporuke artikala, integracije s knjigovodstvom, dobavljačima ili dostavom te analitiku za bolje upravljanje poslovanjem.
Zaključak
Iako se termini "blagajna" i "POS sustav" često koriste kao istoznačnice, jasno je da su u pitanju dva sasvim različita sistema za provedbu naplate.
S jedne strane, blagajna je osnovni alat za izdavanje računa, evidentiranje prometa te, prema potrebi, fiskalizaciju, i često je sasvim dovoljna za male objekte ili one s jednostavnim poslovnim modelima. S druge strane, POS sustav je sveobuhvatno rješenje koje uključuje hardver i softver, često u oblaku (cloudu), te integrira mnoge procese: narudžbe, zalihe, izvještavanje, upravljanje zaposlenicima.
Ako želite svom poslovanju pristupiti strateški, razmišljajte dugoročno o svim sferama poslovanja koje bi mogle zahtijevati naprednu infrastrukturu. Optimizacija poslovanja, veća kontrola nad troškovima, ljudstvom i podacima znatno su lakši uz digitalizaciju, a tu mogućnost vam nudi POS sustav.
Odlučite li se na taj korak, obratite se eKonobar timu! Naši iskusni stručnjaci pomoći će vam u definiciji vaših potreba i sastavljanju personaliziranog POS sustava uz koji ćete lakše ostvariti svoje poslovne ciljeve.
