U svijetu ugostiteljstva često čujemo riječi blagajna i POS sustav. Mnogi ove termine koriste zamjenjivo, misleći da se radi o istoj stvari. Ipak, razlika postoji, i to važna. Ono što nazivate "blagajnom" praktički imaju svi koji trebaju naplatiti neki proizvod ili uslugu, dok POS sustav nije nužno potreban svakom objektu, no može biti itekako koristan.
Naime, POS sustav i blagajna značajno su drugačijeg opsega funkcionalnosti, a u ovom članku ćemo pojasniti razlike između tih dvaju termina. Također, pomoći ćemo vam odlučiti što je bolje za vaš objekt ili obrt - bilo da vodite mali kafić, restoran ili lanac objekata.
Sadržaj
- Što je blagajna?
- Što je POS sustav?
- Što je POS uređaj?
- Glavne razlike između blagajne i POS sustava
- Što izabrati - blagajnu ili POS sustav?
- Česta pitanja
Što je blagajna?
Klasična definicija blagajne
Blagajna ili kasa je uređaj ili softver koji služi prvenstveno za evidenciju prometa, odnosno bilježenje prodaje, prijavu prihoda, ispis računa i fiskalizaciju gdje je zakonski potrebna, te za izdavanje računa, tj. kako bi gost ili kupac dobili račun te se izvršila naplata. Također služi za evidenciju prodanih artikala.
Blagajna je minimum koji morate imati da bi poslovanje bilo zakonito i imalo osnovnu strukturu.
Ograničenja klasične blagajne
Dok klasična blagajna odlično služi navedenim osnovnim potrebama, ima i značajna ograničenja, posebno u današnjem digitalnom dobu:
- Samostalna funkcionalnost: često radi izolirano i ne komunicira s drugim dijelovima poslovanja kao što su upravljanje zalihama i narudžbama, upravljanje osobljem ili programi vjernosti;
- Nema detaljne analitike: ne pruža podatke poput koji su proizvodi najprodavaniji, u kojim je satima najviše narudžbi, koliko su konobari produktivni i slično;
- Slabo povezana s ostalim sustavima: budući da funkcionira odvojeno od ostalih procesa drugi programi i uređaji teško se integriraju u klasične blagajne.
Blagajna je stoga dobra opcija ako imate jednostavan objekt s jasnim i preglednim poslovanjem, malo artikala i malu fluktuaciju gostiju, tj. kupaca. U tom slučaju, može biti sasvim dovoljna za svakodnevni rad, ali strateški, za rast i optimizaciju, možda ipak neće biti dovoljna.
Što je POS sustav?
Definicija POS-a (Point of Sale)
POS je skraćenica od Point of Sale, što bi se slobodno moglo prevesti kao "prodajno mjesto", ali to je znatno širi pojam od blagajne. POS sustav se sastoji od hardvera kojeg obično čini računalo odnosno terminal, monitor, printer računa, terminal za kartično plaćanje (POS aparat), ladica za gotovinu i eventualno čitači barkoda te softvera koji je često u oblaku (cloud), upravlja transakcijama, ali i nizom operativnih funkcija.
Ključne funkcije POS sustava u ugostiteljstvu su:
- upravljanje narudžbama ili rezervacijama i njihovo automatsko slanje djelatnicima;
- obrađivanje uplata u smislu automatskog ažuriranja cijena sukladno akcijama, programima lojalnosti i porezima;
- analiza podataka i izvještavanje o prometu i efikasnosti tima;
- upravljanje zaposlenicima u svrhu kreiranja smjena, rasporeda i delegiranja zadataka;
- upravljanje zalihama kroz automatsko skidanje robe po prodaji.
Često su POS sustavi softverski dopunjeni značajkama kao što su mogućnost naručivanja i plaćanja putem mobitela, prijedlozi dodataka pri naručivanju i programi vjernosti. Na ovaj je način implementacijom POS sustava moguće olakšati ne samo operativne zadatke, nego i poboljšati iskustvo gostiju, odnosno kupaca.
Ako niste sigurni kako bi POS sustav pomogao vašem objektu, javite nam se.
Primjeri primjene POS sustava u ugostiteljstvu
Ako vam je potreban slikovit primjer tijeka procesa uz sustav prilagođen objektu, evo nekoliko:
- U kafiću konobar preuzima narudžbu na ručnom uređaju, a sustav automatski šalje narudžbu na ekran u šanku ili kuhinji lokala. Gost za uslugu plati karticom ili putem mobilne aplikacije što menadžer odmah vidi u izvještaju o prometu po satima čime stječe uvid u ponudu i potražnju (primjerice, ujutro se najviše prodaju kave, a popodne kolači).
- POS sustav u restoranu s više stolova evidenciju računa razdijeli po stolovima dok menadžer lakše prati produktivnost konobara (koliko je narudžbi, kolika je prosječna vrijednost računa). Brži je i točniji prijenos narudžbe od konobara prema kuhinji koja narudžbe preuzima putem umreženog digitalnog ekrana.
- Kod objekata koji imaju dostavu ili naručivanje online, POS sustav te narudžbe šalje izravno u kuhinju, skida ih sa zaliha i upozorava na manjak zaliha.
Ugostitelji se kod kupnje POS sustava često suzdržavaju zbog cijene. Međutim, sustav se često isplati kroz manje otpisa, manje grešaka i brže usluživanje.
Što je POS uređaj?
Kad se kaže POS uređaj, najčešće se misli na terminal za kartično plaćanje (POS aparat). U ugostiteljstvu se isto ime koristi i za uređaj na kojem radi blagajna ili aplikacija za konobare, na primjer Sunmi terminal.
eKonobar radi na Sunmi uređajima: blagajne D3 Pro, T3 Pro Max i V3 MIX, a za konobare L2s Pro i V3H. Konobar na ručnom uređaju naručuje i naplaćuje, a gost karticu plaća na istom uređaju preko Platka (u paketu Blagajna, zalihe i kartice). Uređaje možete kupiti ili unajmiti, a opisali smo ih na stranici fiskalne blagajne i uređaji.
Glavne razlike između blagajne i POS sustava
Obje opcije imaju svoje prednosti i nedostatke koji ponajviše ovise o tome kroz prizmu koje vrste poslovanja promatrate njihove funkcionalnosti. Ipak, neovisno o kontekstu, može se napraviti usporedba za generalnu predodžbu razlike između blagajne i POS sustava:
| Značajka | Blagajna | POS sustav |
|---|---|---|
| Evidencija prometa i izdavanje računa | Da: osnovna funkcija | Da: uz napredne mogućnosti (više vrsta računa, različiti načini plaćanja, automatsko računanje iznosa prema varijabilnim faktorima kao što su popusti) |
| Funkcionalnost | Minimalna: samo prodaja/fiskalizacija | Napredna: narudžbe, upravljanje zalihama, analize, integracije |
| Integracije s drugim procesima | Slabo ili gotovo nikako | Visoka: kuhinja/šank, dobavljači, dostava, programi vjernosti, skladište/zalihe |
| Hardver / softver | Uređaj ili jednostavan softver, često lokalno instaliran | Često softver u oblaku te povezana oprema/uređaji |
| Prilagodljivost i skalabilnost | Pogodna za male, jednostavne objekte | Bolja za restorane, lance, hotele, objekte s većim prometom |
| Trošak i ulaganje | Niži trošak početne investicije, manje edukacije, jednostavnije održavanje | Više ulaganja, potrebno vrijeme za postavljanje, može biti potreban veći trošak održavanja, licenci i nadogradnje |
Na kraju, dolazimo do pitanja zbog kojeg vjerojatno i čitate ovaj članak, a ono glasi:
Što izabrati – blagajnu ili POS sustav?
Iako sve ovisi o vašim preferencijama, financijskim mogućnostima i (trenutačnim ili željenim) kompetencijama vaših zaposlenika, donosimo nekoliko smjernica u kakvim okolnostima je bolje izabrati blagajnu, a u kojima POS sustav.
Kada odabrati blagajnu?
Blagajna će i financijski i funkcijski biti dobar izbor ako:
- imate mali kiosk, štand ili objekt s vrlo jednostavnim poslovanjem (ne puno artikala, bez dostave, bez potrebe za upravljanjem timom);
- primarna briga vam je zakonska odgovornost, dakle fiskalizacija, izdavanje računa, i ne planirate značajno širenje ili uvođenje kompleksnih zadataka i procesa;
- imate ograničen budžet ili vam je važno da ulaganje bude minimalno i jednostavno za održavanje.
Za takav ugostiteljski objekt eKonobar nudi paket Fiskalna blagajna od 19 € mjesečno, bez PDV-a, na koji kasnije možete dodati zalihe, kuhinju i ostale module. Pakete, opremu i najam opisali smo na stranici fiskalna blagajna za ugostitelje, a što sve ulazi u cijenu u članku koliko košta fiskalna blagajna.
Kada odabrati POS sustav?
Investicija u kvalitetan POS sustav se isplati ako:
- Vaš objekt ima više stolova, više konobara, veći promet i/ili očekujete rast;
- želite kontrolu nad zalihama, smanjiti trošenje, bolje planirati nabavu;
- želite smanjiti greške u narudžbama, ubrzati uslugu, poboljšati iskustvo gostiju ili kupaca;
- htjeli biste uvesti dodatne digitalne funkcionalnosti poput mobilne narudžbe, preporuke artikala, integracije s knjigovodstvom, dobavljačima ili dostavom te analitiku za bolje upravljanje poslovanjem.
Česta pitanja
Je li fiskalna kasa isto što i fiskalna blagajna?
Da. Kasa je razgovorni naziv za blagajnu. Fiskalna blagajna izdaje račun i šalje ga na fiskalizaciju Poreznoj upravi.
Što je POS uređaj?
Najčešće terminal za kartično plaćanje. U ugostiteljstvu se isto ime koristi i za uređaj na kojem radi blagajna ili aplikacija za konobare, na primjer Sunmi terminal.
Treba li kafiću POS sustav ili je dovoljna fiskalna blagajna?
Kafiću s malo artikala i jednim šankom često je dovoljna fiskalna blagajna. Kad imate stolove, više konobara, kuhinju ili želite pratiti zalihe, isplati se sustav koji to povezuje.
Koliko košta fiskalna blagajna?
U eKonobaru licenca stoji od 19 € mjesečno, bez PDV-a. Opremu kupujete ili unajmljujete, a postavljanje sustava plaća se jednokratno.
Zaključak
Iako se termini "blagajna" i "POS sustav" često koriste kao istoznačnice, jasno je da su u pitanju dva sasvim različita sustava za provedbu naplate.
S jedne strane, blagajna je osnovni alat za izdavanje računa, evidentiranje prometa te, prema potrebi, fiskalizaciju, i često je sasvim dovoljna za male objekte ili one s jednostavnim poslovnim modelima. S druge strane, POS sustav uključuje hardver i softver, često u oblaku, te povezuje narudžbe, zalihe, izvještaje i osoblje.
Ako želite svom poslovanju pristupiti strateški, razmišljajte dugoročno o svim sferama poslovanja koje bi mogle zahtijevati naprednu infrastrukturu. Optimizacija poslovanja, veća kontrola nad troškovima, ljudstvom i podacima znatno su lakši uz digitalizaciju, a tu mogućnost vam nudi POS sustav. Korak dalje od POS sustava je ERP za ugostiteljstvo: jedan sustav za blagajnu, kuhinju, zalihe, osoblje i izvještaje za knjigovođu.
Odlučite li se na taj korak, javite nam se. Pomoći ćemo vam odabrati pakete, module i opremu koji odgovaraju vašem objektu.
