Otvarate restoran, kafić ili fast food i birate fiskalnu blagajnu? Možda ste već dugo u poslovanju i želite da neke stvari rade bolje? Izabrati pravu fiskalnu blagajnu, odnosno sustav za cijeli objekt, nije teško ako znate na što obratiti pažnju.
Toj odluci pristupite strateški i temeljito. Da biste je što lakše donijeli, donosimo vam pet stvari o kojima trebate voditi računa kod izbora blagajne i sustava za vaš objekt.
Sadržaj
- Potrebe i glavne značajke vašeg poslovanja
- Hardver i način procesiranja naplate
- Cijena i uvjeti ugovaranja usluge
- Jednostavnost korištenja i podrška
- Sigurnost podataka
- Česta pitanja
1. Potrebe i glavne značajke vašeg poslovanja
Prije nego što krenete razmišljati o konkretnim rješenjima, sagledajte postojeće stanje i potrebe te želje i očekivanja za budućnost. Uzmite u obzir:
Osnovne funkcionalnosti potrebne svakom tipu poslovanja
Bilo da je u pitanju kafić, restoran, fast food ili hotel, neke su stvari potrebne svakom objektu:
- praćenje zaliha,
- izvještaji o prometu,
- pregled računa i gostiju te
- upravljanje osobljem.
Funkcije za vašu vrstu objekta
Sustav za restoran ili za fast food? Dobro promislite o tome kako vaš objekt radi. Restoranu trebaju stolovi, kuhinjski ekrani i normativi po jelu, a fast foodu brzi šalter, narudžbe s dostavnih platformi i ekran s brojem spremne narudžbe.
Sustav za kafić neće biti isti kao sustav za hotel, jer se razlikuju očekivanja vaših gostiju. Ako niste sigurni što im treba, pitajte ih. Rado će vam dati prijedloge.
Mogućnost integracije s drugim sustavima
Sustav mora raditi s drugim programima. Za početak je bitna veza s knjigovodstvenim programom i eRačunom, čak i ako ništa drugo u objektu nije digitalizirano. Imate web shop, program vjernosti ili hotelski sustav? Provjerite povezuje li se sustav i s njima.
Pravi sustav uklapa se u vaš svakodnevni rad, a ne otežava ga.
Skalabilnost
Vaš objekt neće uvijek biti kakav je sada. Uz malo sreće i puno dobrih odluka, vaše će poslovanje rasti i na to trebate biti spremni. Jedan od načina je izbor skalabilnog POS sustava kojem ćete moći dodavati i mijenjati funkcionalnosti kako se ukažu nove potrebe i prilike.
2. Hardver i načini plaćanja u POS sustavu
Kad je vaša zarada u pitanju, ne smijete ništa prepuštati slučaju. Jednako je bitno da POS sustav odgovara kako vašim radnim uvjetima, tako i komoditetu gostiju i klijenata.
Oprema
Zapitajte se kakva vam je oprema točno potrebna. Trebaju li vam:
- barkod i QR kod čitači?
- printeri računa i narudžbi?
- integrirane ladice za gotovinu?
Također, razmislite o veličini svog objekta te, shodno tome, želite li imati fiksnu POS blagajnu za plaćanje, mobilne POS uređaje ili oboje.
Opcije plaćanja koje želite nuditi
Što više načina plaćanja ponudite, više slobode dajete svojim gostima i korisnicima. Pored tradicionalnijih načina, danas se sve više traže i neke tehnološki suvremene opcije. Tako vaš POS sustav može podržavati:
- gotovinsko plaćanje,
- kartično plaćanje,
- mobilno plaćanje,
- darovne kartice,
- vaučere.
Troškovi procesiranja naplate
S gotovinom ćete obično biti sigurni, no mobilna plaćanja mogu uključivati transakcijske naknade koje trebate znati unaprijed. Plaćaju li se naknade nakon svake naplate ili periodično? U kojem iznosu ili postotku se naknada obračunava? Zbog ovih pitanja vrijedi razmotriti želite li i hardver i softver uzeti kod istog pružatelja ili ćete dio POS rješenja potražiti kod nekog drugog.
3. Cijena i uvjeti ugovaranja usluge
Nijedna usluga ili proizvod ne dolaze bez cijene i preduvjeta. Da ne biste zaglavili u kompliciranoj suradnji koja vas financijski iscrpljuje, na vrijeme provjerite iduće:
Sveukupna cijena korištenja POS sustava
Osim početne kupnje, provjerite postoje li dodatne pretplate, naknade za transakcije i koliko košta osnovna i dodatna oprema.
Kako izgleda cijena po stavkama, s primjerima za kafić i restoran, opisali smo u članku koliko košta fiskalna blagajna.
Dobro se informirajte i o mogućim skrivenim troškovima. Naplaćuju li se usluge korisničke službe? Morate li platiti edukaciju za korištenje sustava? Doznajte sve na vrijeme.
Trajanje ugovorne obveze
Trajanje ugovora bitna je stavka. No osim nje, pažljivo iščitajte sva sitna slova ugovora – uvjete suradnje, naknadu za otkazivanje usluge, bazira li se korištenje uređaja na kupnji ili najmu te slične pravne i administrativne zamke.
4. Jednostavnost korištenja i podrška
Kako će izgledati vaša svakodnevica kad se odlučite za neko POS rješenje? Nemojte to prepuštati mašti, već se raspitajte kako funkcioniraju najvažniji dijelovi:
Sučelje POS sustava
Sučelje je bitna stavka, jer vaši zaposlenici u njemu provode cijeli radni dan. POS sučelje treba biti intuitivno kako bi u brzini svakodnevnih zadataka štedjeli svaku vrijednu sekundu.
Ako se sustav može prilagoditi vašem objektu tako da zaposlenici uz što manje klikova dođu do funkcija koje stvarno koriste, iskoristite to.
Korisnička podrška
Što biste trebali znati o podršci pružatelja usluge?
- Radno vrijeme: Možda vam se to ne čini toliko važno, ali ako vodite noćni klub i najednom „zašteka" POS sustav u cijelom lokalu, itekako će vam biti od pomoći ako korisnička služba radi 24/7.
- Podrška na daljinu: Provjerite može li se podrška spojiti na vaš uređaj na daljinu i riješiti problem odmah, bez čekanja servisera. Ne očekujte od svojih zaposlenika da postaju IT stručnjaci ako se nešto pokvari.
- Mogućnost edukacije: Da biste se vi i vaši zaposlenici snalazili u novom sustavu, potrebna vam je obuka. Bez nje vas čeka strma krivulja učenja koja se osjeti i u prometu.
- Iskustva drugih korisnika: Istražite iskustva drugih korisnika tog pružatelja usluge. One su često odraz dobre korisničke službe i kvalitetnog rada s klijentima.
Prezentacija sustava
Ne ulažite u sustav koji niste vidjeli u radu. Zatražite da vam pokažu kako sustav radi.
5. Sigurnost podataka
Da se ne biste našli u pravnim problemima, prije nego što uključite POS sustav u sve svoje operacije i dozvolite mu generiranje podataka, pobrinite se da su oni zaštićeni. Iz zakonskih i sigurnosnih razloga doznajte kakva je:
Razina zaštite podataka
Vaši podaci moraju biti zaštićeni. Primjerice, POS sustavi za hotele sadržavaju podatke o rezervacijama, uplatama, zaposlenicima, stanju robe i mnogočemu drugome, ali i ogromnu količinu vrlo osjetljivih osobnih podataka o gostima. Zamislite kako bi se curenje podataka odrazilo na njihovo poslovanje. Pazite, stoga, da su sigurnosni protokoli dobri i redovno ažurirani.
Kompatibilnost POS sustava s regulativama
Najvažniji propis o zaštiti podataka u Europskoj uniji je GDPR. Izravno se primjenjuje, a provedbu u Hrvatskoj uređuje Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka. Provjerite s pružateljem usluge je li sustav usklađen s GDPR-om, a za nedoumice se možete obratiti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).
Mogućnosti sigurnosnog kopiranja i oporavka podataka
U slučaju nestanka struje, prekida internetske veze, kvara na serveru ili bilo koje druge poteškoće, važno je da imate mogućnost kopiranja i oporavka podataka. Ako niste sigurni je li to zadana postavka sustava, provjerite postoji li i kako funkcionira.
Izbor sustava može djelovati zahtjevno, osobito ako tek otvarate objekt. Upravo ste pročitali popis stvari o kojima trebate razmišljati, pa krenite redom.
Česta pitanja
Koliko košta fiskalna blagajna za kafić?
U eKonobaru licenca stoji od 19 € mjesečno, a najam blagajne Sunmi D3 Pro 26 € mjesečno, bez PDV-a. Postavljanje sustava i FINA certifikat plaćaju se jednokratno.
Je li bolje kupiti ili unajmiti fiskalnu blagajnu?
Najam nema velikog izdatka na početku, a kupnja se isplati ako uređaj planirate koristiti dugo. U ponudi eKonobara dobivate obje mogućnosti za isti uređaj.
Mogu li zadržati postojeći uređaj?
Ako Sunmi uređaj već imate, provjerit ćemo ga i možete ga zadržati. Pisače, ladice i čitače u pravilu zadržavate.
Koliko traje prelazak na novu blagajnu?
Od prihvaćene ponude do rada u pravilu prođe 48 sati. Artikle i normative iz dosadašnjeg sustava prenosimo mi, a obuka ide na daljinu.
Radi li blagajna bez interneta?
Da. Blagajna radi i kad veza padne, a računi se fiskaliziraju čim se veza vrati.
Trebate pomoć pri odabiru? eKonobar je ERP za ugostiteljstvo, jedan sustav za blagajnu, kuhinju, zalihe i izvještaje. Pakete i opremu pogledajte na stranici fiskalna blagajna za ugostitelje ili nam se javite za ponudu i prezentaciju sustava.
