Otvarate restoran, kafić ili trgovinu te morate odlučiti koji POS sustav nabaviti? Možda ste već dugo u poslovanju i želite da neke stvari rade bolje? Izabrati pravi POS sustav za svoje poslovanje nije teško ako znate na što obratiti pažnju.

Toj odluci pristupite strateški i temeljito. Da biste je što lakše donijeli, donosimo vam pet stvari o kojima trebate voditi računa kod izbora pravog POS sustava za vaše poslovanje.

Tablica sadržaja

1. Potrebe i glavne značajke vašeg poslovanja

Prije nego što krenete razmišljati o konkretnim rješenjima, sagledajte postojeće stanje i potrebe te želje i predikcije za budućnost. Uzmite u obzir:

Osnovne funkcionalnosti potrebne svakom tipu poslovanja

Bilo da je u pitanju ugostiteljski objekt, trgovina, frizerski ili kozmetički salon, neke su stvari potrebne svakoj vrsti poslovanja. Među te esencijalne značajke ubrajaju se:

Industrijski specifične funkcionalnosti POS sustava

POS sustav za ugostiteljstvo ili za POS sustav za frizerski salon? Dobro promislite o svojoj niši i što je za nju karakteristično. Ako vodite restoran, vaš POS sustav bi mogao imati integriran pregled stolova i narudžbi. Ukoliko ste vlasnica ili vlasnik frizerskog salona, utoliko će u sustavu vašeg salona biti korisne sasvim drugačije opcije od onog za, na primjer, kafiće.

POS sustav za kafiće s razlogom neće biti isti kao sustav za trgovine, a taj razlog su očekivanja vaših gostiju, kupaca i klijenata. Ako sami ne možete procijeniti njihove potrebe, slobodno ih pitajte. Sigurno će vam rado dati prijedloge.

Mogućnost integracije s drugim sustavima

POS softver mora imati mogućnost funkcioniranja s drugim programima. Za početak vam je bitna jednostavna integracija POS sustava s računovodstvenim softverom, čak i ako nijedan drugi dio vašeg poslovanja nije digitaliziran. Pripazite - imate web shop? ERP? Nekakav oblik programa vjernosti? I njih imajte na umu.

“Pravi POS sustav treba se glatko uklapati u vaš poslovni ekosustav, bez otežavanja svakodnevnog rada.”

Skalabilnost

Vaš objekt neće uvijek biti kakav je sada. Uz malo sreće i puno dobrih odluka, Vaše će poslovanje rasti i na to trebate biti spremni. Jedan od načina je izbor skalabilnog POS sustava kojem ćete moći dodavati i mijenjati funkcionalnosti kako se ukažu nove potrebe i prilike.

2. Hardver i načini plaćanja u POS sustavu

Kad je vaša zarada u pitanju, ne smijete ništa prepuštati slučaju. Jednako je bitno da POS sustav odgovara kako vašim radnim uvjetima, tako i komoditetu gostiju i klijenata.

Oprema

Zapitajte se, kakva oprema vam je točno potrebna? Trebaju li vam:

Također, razmislite o veličini svog objekta te, shodno tome, želite li imati fiksnu POS blagajnu za plaćanje, mobilne POS uređaje ili oboje.

Opcije plaćanja koje želite nuditi

Što više načina plaćanja ponudite, više slobode dajete svojim gostima i korisnicima. Pored tradicionalnijih načina, danas se sve više traže i neke tehnološki suvremene opcije. Tako Vaš POS sustav može podržavati:

Troškovi procesiranja naplate

S gotovinom ćete obično biti sigurni, no mobilna plaćanja mogu uključivati transakcijske naknade koje trebate znati unaprijed. Plaćaju li se naknade nakon svake naplate ili periodično? U kojem iznosu ili postotku se naknada obračunava? Zbog ovih pitanja vrijedi razmotriti želite li i hardver i softver uzeti kod istog pružatelja ili ćete dio POS rješenja potražiti kod nekog drugog.

3. Cijena i uvjeti ugovaranja usluge

Nijedna usluga ili proizvod ne dolaze bez cijene i preduvjeta. Da ne biste zaglavili u kompliciranoj suradnji koja vas financijski iscrpljuje, na vrijeme provjerite iduće:

Sveukupna cijena korištenja POS sustava

“Osim inicijalne kupnje, kod procjene financijske isplativosti POS sustava doznajte postoje li dodatne pretplate, naknade za transakcije, cijenu osnovne i (osobito!) dodatne opreme.”

Dobro se informirajte i o mogućim skrivenim troškovima. Naplaćuju li se usluge korisničke službe? Morate li platiti edukaciju za korištenje sustava? Doznajte sve na vrijeme!

Trajanje ugovorne obveze

Trajanje ugovora za korištenje usluge, bitna je stavka. No osim nje, pažljivo iščitajte sva sitna slova ugovora – uvjete suradnje, naknadu za otkazivanje usluge, bazira li se korištenje uređaja na kupnji ili najmu te slične pravno-administrativne "cake".

4. Jednostavnost korištenja i podrška

Kako će izgledati vaša svakodnevica kad se odlučite za neko POS rješenje? Nemojte to prepuštati mašti, već se raspitajte kako funkcioniraju najvažniji dijelovi:

Sučelje POS sustava

Kako izgleda sučelje POS sustava koji ste izabrali bitna je stavka. Vašim zaposlenicima će rad u novom sustavu biti među najvažnijim dijelovima dana. POS sučelje treba biti intuitivno kako bi u brzini svakodnevnih zadataka štedjeli svaku vrijednu sekundu.

Ako postoji opcija kreiranja personaliziranog rješenja koje će vašim zaposlenicima omogućiti da uz što manje klikova dođu do ključnih funkcija upravo za Vaš lokal, iskoristite je (čak i uz malo višu cijenu)!

Korisnička podrška

Što biste sve trebali znati o korisničkoj službi vašeg poslužitelja?

Demo opcije i free trial periodi

Jeste li sigurni da želite uložiti popriličnu svotu novca u POS sustav za koji nemate pojma kako izgleda i kako se s njim radi? Naravno da niste. Iskoristite sve testne opcije koje vam se nude.

“Prije sklapanja ugovora s pružateljem usluge, zatražite demonstraciju rada sustava ili besplatni probni period.”

5. Sigurnost podataka

Da se ne biste našli u pravnim problemima, prije nego što uključite POS sustav u sve svoje operacije i dozvolite mu generiranje podataka, pobrinite se da su oni zaštićeni. Iz zakonskih i sigurnosnih razloga doznajte kakva je:

Razina zaštite podataka

Vaša baza podataka trebala bi biti neprobojna. Primjerice, POS sustavi za hotele sadržavaju podatke o rezervacijama, uplatama, zaposlenicima, stanju robe i mnogočemu drugome, ali i ogromnu količinu vrlo osjetljivih osobnih podataka o gostima. Zamislite kako bi se curenje podataka odrazilo na njihovo poslovanje. Pazite, stoga, da su sigurnosni protokoli dobri i redovno ažurirani.

Kompatibilnost POS sustava s regulativama

Najvažnija regulativa za zaštitu podataka na području Europske unije je GDPR. Njena primjena regulirana je nacionalnim zakonima i pravilnicima. Provjerite s poslužiteljem POS usluge je li vaš sustav kompatibilan s GDPR-om, a za dodatne nedoumice se uvijek možete obratiti i Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

Mogućnosti sigurnosnog kopiranja i oporavka podataka

U slučaju nestanka struje, prekida internetske veze, kvara na serveru ili bilo koje druge poteškoće, važno je da imate mogućnost kopiranja i oporavka podataka. Ako niste sigurni je li to zadana postavka vašeg sustava – provjerite postoji li te kako funkcionira.

Izabrati pravi POS sustav za svoje poslovanje, naročito ako se tek bacate u poduzetničke vode, može djelovati kao zastrašujuć zadatak. Međutim, on to zaista nije. Upravo ste pročitali „check listu" stvari o kojima pri tom trebate razmišljati. Zato - samo krenite redom!

Trebate pomoć pri odabiru najboljeg POS sustava i personaliziranih funkcionalnosti? Tim eKonobara uvijek Vam je na raspolaganju za besplatne konzultacije i demo verziju sustava. Javite nam se!