Dobra nabava drži dvije stvari pod kontrolom: da kuhinja ima potrebne namirnice i da skladište ne postane skupa čekaonica za robu koja se neće potrošiti na vrijeme. Između tih ciljeva nalaze se prodaja, normativi, rokovi dobavljača, veličine pakiranja, rezervacije, sezona, raspoloživi novac i prostor za čuvanje robe.
Zato popis artikala koji nedostaju nije plan nabave. On pokazuje što je primijećeno u jednom trenutku, ali ne govori koliko će restoran potrošiti do sljedeće isporuke, što je već naručeno, koliko je postojećeg stanja stvarno upotrebljivo ni hoće li dobavljač isporučiti robu u potrebnom roku.
Kvalitetan plan pretvara očekivanu prodaju u potrebe za sirovinama, uspoređuje ih sa zalihama i otvorenim narudžbama te određuje količinu koja se naručuje. Ovaj vodič objašnjava taj postupak, daje konkretan primjer izračuna i pokazuje kako povezati nabavu s jelovnikom, inventurom i podacima iz poslovanja.
Što dobar plan nabave mora postići
Cilj nabave je imati dovoljno upotrebljive robe do sljedeće pouzdane isporuke, uz razuman trošak, kvalitetu i rizik.
Dobro postavljen proces treba omogućiti:
- dostupnost sastojaka za planiranu prodaju
- manje hitnih narudžbi i zamjena u zadnji trenutak
- manje viška, otpisa i robe kojoj istječe rok
- kontrolu nabavnih cijena i uvjeta dobavljača
- jasniji novčani tok i manje novca vezanog u skladištu
- sljedivost od narudžbenice i isporuke do primke i potrošnje
Ti ciljevi ponekad vuku u različitim smjerovima. Veća narudžba može donijeti nižu cijenu, ali povećati rizik otpisa i zauzeti hladnjaču. Češća isporuka smanjuje zalihu, ali može imati viši trošak dostave ili minimalnu vrijednost narudžbe. Odluka treba uključiti cijenu po kilogramu, ukupni trošak i operativni rizik.
Koje podatke prikupiti prije naručivanja
Preciznost plana najviše ovisi o kvaliteti ulaznih podataka. Restoranu za svaku važniju sirovinu treba nekoliko provjerljivih informacija.
Očekivana prodaja po artiklima
Polazište je prodaja usporedivih dana i termina. Subotu treba uspoređivati s drugim subotama slične sezone, a ne s prosjekom cijelog tjedna. Rezervacije, grupe, dostava, blagdani, događanja, vremenska prognoza i planirane promocije mogu promijeniti uobičajeni obrazac.
Povijesna prodaja daje bazu koju voditelj prilagođava poznatim okolnostima. Ako restoran sljedeći vikend ima grupu od 40 osoba s unaprijed dogovorenim menijem, taj podatak vrijedi više od općeg prosjeka prethodnih vikenda.
Točni normativi, mjerne jedinice i prinos
Broj prodanih jela treba prevesti u količinu sirovina. Za to normativ mora odgovarati stvarnoj porciji i istoj mjernoj jedinici u kojoj se roba zaprima i vodi.
Posebnu pažnju zahtijeva prinos nakon čišćenja i obrade. Ako kuhinja za jednu porciju treba 180 grama očišćenog mesa, a od jednog kilograma nabavljene sirovine nakon obrade ostaje 90 posto upotrebljive količine, nabavna potreba veća je od zbroja neto normativa.
Normativ koji postoji samo u sustavu, dok kuhinja rutinski poslužuje drukčiju porciju, stvara pogrešan plan nabave i pogrešan teorijski trošak.
Upotrebljivo stanje zaliha
Stanje na skladištu nije uvijek jednako količini kojom se može raspolagati. Dio robe može biti rezerviran za dogovoreni događaj, otvoren, oštećen, pred istekom roka ili neprikladan za planirano jelo.
Prije narudžbe treba potvrditi upotrebljivo stanje ključnih artikala. Kod robe veće vrijednosti ili kratkog roka korisna je fizička provjera, čak i kada sustav pokazuje raspoloživu količinu. Razlika između evidencije i stvarnosti neće se popraviti većom narudžbom.
Već naručena roba
Otvorene narudžbenice i potvrđene isporuke moraju biti dio izračuna. Ako je roba naručena, ali još nije stigla, ona nije fizička zaliha, ali utječe na količinu koju tek treba naručiti.
Važno je razlikovati potvrđenu isporuku od poslane narudžbe bez potvrde. Kod nepouzdanog dobavljača ili artikla s čestim nestašicama voditelj treba provjeriti datum, količinu i moguću zamjenu prije nego što na tu robu osloni plan.
Rok isporuke, pakiranje i minimalna narudžba
Rok isporuke određuje koliko dugo zaliha mora pokriti potrošnju. Artiklu koji stiže svaki dan treba drukčija sigurnosna količina od proizvoda koji se isporučuje jednom tjedno.
Dobavljači često prodaju robu u paketima, sanducima ili pakiranjima unaprijed određene mase. Izračun može pokazati potrebu od 13 kilograma, dok je najmanje dostupno pakiranje 5 kilograma. Narudžba se tada prilagođava pakiranju, a višak se provjerava prema roku trajanja i mogućnosti uporabe u drugim jelima.
Cijena, rok trajanja, skladišni kapacitet i novčani tok
Niža cijena ima vrijednost samo ako će se kupljena količina upotrijebiti. Nabava treba provjeriti koliko dugo roba može zadržati kvalitetu, postoji li odgovarajući prostor i temperatura, koliko novca ostaje vezano u zalihi te može li se ista korist ostvariti manjim i češćim isporukama.
Za kritične artikle uz cijenu treba pratiti kvalitetu, isporučenu količinu, točnost roka, reklamacije i sposobnost dobavljača da reagira u vršnom razdoblju.
Osnovna formula za količinu narudžbe
Plan nabave može se postaviti kroz četiri povezane vrijednosti:
Planirana nabavna potreba = očekivani broj porcija pomnožen s normativom, prilagođen prinosu obrade.
Količina za narudžbu = planirana nabavna potreba plus sigurnosna zaliha, umanjeno za upotrebljivo stanje i potvrđene dolazne količine.
Rezultat se zatim prilagođava pakiranju dobavljača, minimalnoj količini narudžbe, roku trajanja i raspoloživom prostoru.
Primjer izračuna za pileći burger
Restoran za sljedeće razdoblje očekuje prodaju 120 pilećih burgera. Normativ za jednu porciju iznosi 180 grama očišćenog mesa. Nabavljeno meso nakon obrade ima prosječan prinos od 90 posto.
Neto potreba iznosi:
120 porcija × 0,18 kg = 21,6 kg očišćenog mesa.
Nabavna potreba prije provjere zaliha iznosi:
21,6 kg ÷ 0,90 = 24 kg nabavljenog mesa.
Restoran želi zadržati 2 kg sigurnosne zalihe. U skladištu ima 7 kg upotrebljivog mesa, a dobavljač je za sutra potvrdio raniju narudžbu od 4 kg.
Količina koju još treba naručiti iznosi:
24 kg + 2 kg − 7 kg − 4 kg = 15 kg.
Ako dobavljač isporučuje pakiranja od 5 kg, narudžba od 15 kg odgovara izračunu. Kada bi rezultat bio 13 kg, voditelj bi morao provjeriti treba li zaokružiti na 15 kg ili je 10 kg dovoljno uz postojeću zalihu i realnu mogućnost dodatne isporuke.
Ovakav primjer ne predstavlja univerzalni normativ ni preporučenu sigurnosnu zalihu. Pokazuje način na koji restoran vlastite podatke pretvara u provjerljivu odluku.
Kako odrediti sigurnosnu zalihu
Sigurnosna zaliha pokriva razumno odstupanje od plana: nešto veću prodaju, manji manjak pri isporuci ili kratko kašnjenje dobavljača. Ne treba je postaviti kao isti postotak za svu robu.
Na odluku utječu:
- važnost artikla za jelovnik
- prosječna i najveća potrošnja tijekom roka isporuke
- pouzdanost dobavljača
- mogućnost brze zamjene
- rok trajanja i rizik otpisa
- raspoloživi prostor i uvjeti skladištenja
- nabavna vrijednost
Za lako kvarljivu robu s redovitom dnevnom isporukom sigurnosna količina može biti vrlo mala. Za ključni proizvod koji dolazi jednom tjedno i nema dobru zamjenu treba razmotriti veću zaštitu. Velika sigurnosna zaliha ne može ispraviti netočnu evidenciju, neuređene normative ili dobavljača koji redovito ne isporučuje dogovoreno.
Kada treba poslati narudžbu
Osim količine, plan treba odrediti trenutak ponovnog naručivanja. Jednostavna polazna točka glasi:
Točka ponovne narudžbe = očekivana potrošnja tijekom roka isporuke plus sigurnosna zaliha.
Ako se određena sirovina prosječno troši 4 kg dnevno, dobavljaču trebaju dva dana za isporuku, a restoran drži 3 kg sigurnosne zalihe, signal za novu narudžbu pojavljuje se oko 11 kg upotrebljivog stanja.
Broj se prilagođava danu u tjednu i očekivanoj prodaji. Dva dana prije mirnog termina nisu jednaka dvama danima prije blagdanskog vikenda. Sustav može upozoriti da je vrijeme za provjeru, a odgovorna osoba zatim donosi odluku prema kontekstu.
Povežite nabavu s jelovnikom
Svaka sirovina treba imati jasan razlog zbog kojeg se nalazi u skladištu. Sastojci koji se koriste u više jela olakšavaju potrošnju i smanjuju rizik da ostatak jednog artikla ostane bez namjene. Sirovina nabavljena samo za slabo prodavano jelo zahtijeva oprezniju količinu, manji paket ili drukčiji dogovor s dobavljačem.
Kod promjene jelovnika treba provjeriti:
- očekivanu prodaju novog jela
- potrebne sirovine, mjerne jedinice i prinos
- koristi li se sastojak u drugim jelima
- minimalno pakiranje i rok trajanja
- potreban prostor i uvjete skladištenja
- zamjensku primjenu ako prodaja bude slabija od plana
Promjena nabavne cijene treba se odraziti na trošak recepture i procjenu profitabilnosti. Artikli s velikom prodajom zaslužuju bržu provjeru jer i mala promjena cijene ili normativa može imati velik učinak na rezultat.
Kako povezati prodaju, troškove i profitabilnost, opisuje vodič kako voditi restoran pomoću podataka.
Narudžba nije završena dok roba nije provjerena
Planirana i poslana količina ne jamče da je isporuka točna. Pri zaprimanju treba usporediti narudžbenicu, dostavljenu robu i dokument dobavljača.
Provjera obuhvaća:
- artikl i ugovorenu kvalitetu
- količinu i mjernu jedinicu
- pakiranje, neoštećenost i temperaturu kada je relevantna
- rok trajanja i prihvatljiv preostali vijek uporabe
- nabavnu cijenu, popust i druge ugovorene uvjete
- odstupanje, zamjenu ili manjak koji treba evidentirati
Primka treba odražavati ono što je stvarno prihvaćeno. Ako je naručeno 20 kg, dostavljeno 18 kg, a u evidenciju uneseno 20 kg, skladište je netočno prije nego što je kuhinja išta potrošila.
Redovita inventura zatim provjerava podudara li se evidencija sa stvarnim stanjem i pomaže otkriti u kojem dijelu procesa nastaje ponovljeno odstupanje. Detaljan postupak opisan je u članku inventura u ugostiteljstvu.
Kako pratiti dobavljače i nabavne cijene
Najniža cijena nije jedini kriterij dobrog dobavljača. Kašnjenje, nepotpuna isporuka, promjenjiva kvaliteta ili kratki rok robe mogu poništiti uštedu ostvarenu na cijeni.
Za važne kategorije korisno je pratiti:
- ugovorenu i stvarnu nabavnu cijenu
- točnost isporučene količine
- isporuku u dogovorenom roku
- broj reklamacija i povrata
- kvalitetu i preostali rok trajanja
- minimalne količine, dane dostave i trošak isporuke
- mogućnost zamjene ili hitne dopune
Rezervni dobavljač smanjuje rizik prekida opskrbe, ali povećava broj cjenika, uvjeta i dokumenata koje treba održavati. Za ključne artikle ima smisla unaprijed dogovoriti alternativu, dok se za ostale kategorije može zadržati jednostavniji model.
Dnevni, tjedni i mjesečni ritam nabave
Svaki dan
Provjeravaju se kritični artikli, neočekivana prodaja, roba pred istekom roka, potvrđene isporuke i problemi s prethodnim zaprimanjem. U sezoni ili velikom objektu dnevni pregled može uključiti više termina.
Svaki tjedan
Uspoređuju se planirana i stvarna potrošnja, promjene nabavnih cijena, otpis, nedostupni artikli, hitne narudžbe i pouzdanost dobavljača. Sljedeći plan prilagođava se uočenim obrascima.
Svaki mjesec
Nabava se povezuje s inventurom, stvarnim troškom prodane robe, food costom, novčanim tokom i profitabilnošću jelovnika. Tada se donose odluke o cijenama, dobavljačima, veličinama pakiranja i sastojcima koji nepotrebno kompliciraju skladište.
Najčešće pogreške pri planiranju nabave
Naručivanje prema osjećaju bez provjere podataka
Iskustvo voditelja vrijedi, ali treba imati podatke koje može potvrditi ili korigirati. Pamćenje teško prati stotine artikala, otvorene narudžbe, rokove i promjene prodaje tijekom gužve.
Korištenje prodaje bez normativa
Broj prodanih jela nije dovoljan za nabavu. Bez normativa, prinosa i stvarne porcije nije moguće pouzdano izračunati potrebu za sirovinom.
Promatranje cijelog stanja kao raspoloživog
Rezervirana, oštećena ili neupotrebljiva roba ne smije smanjiti novu narudžbu samo zato što postoji u evidenciji. Potrebno je razlikovati fizičko, evidentirano i upotrebljivo stanje.
Zaboravljene otvorene narudžbe
Ponovno naručivanje već potvrđene robe stvara višak i otežava utvrđivanje odgovornosti. Otvorene narudžbenice moraju biti vidljive osobi koja priprema novu narudžbu.
Ista sigurnosna zaliha za sve artikle
Različiti rokovi, vrijednosti i ritmovi isporuke traže različitu sigurnosnu količinu. Viša zaliha lako kvarljive robe može povećati otpis više nego što smanjuje rizik nestašice.
Zaprimanje bez provjere
Pogreška na ulazu prenosi se u skladište, normative, inventuru i budući plan. Količina, cijena i kvaliteta trebaju biti potvrđene prije konačnog evidentiranja.
Kako eKonobar podržava planiranje nabave
eKonobar je ERP za ugostiteljstvo, odnosno sustav za vođenje objekta u kojem su prodaja i skladište povezani. Svaka prodaja prema normativu skida sirovine sa skladišta, primke se mogu preuzeti iz eRačuna (Minimax, ePoslovanje, e-Računi), a narudžbenice dobavljačima sustav može složiti automatski. Uz to se vode artikli, korekcije, više skladišta, međuskladišnice, dobavljači i nabavne cijene te izvještaji o potrošnji sirovina i inventurama.
Aplikacija za vlasnika pokazuje stanje skladišta i promet uživo, a u administraciji na jednom računu vodite sve svoje poslovnice. Takav pregled pomaže odgovornoj osobi usporediti prodaju, potrošnju, stanje i dokumente prije odluke o novoj narudžbi.
Sustav daje kvalitetniju i povezaniju osnovu za planiranje, pod uvjetom da su artikli, mjerne jedinice, normativi, primke, otpisi i korekcije uredno postavljeni. Količinu za narudžbu i dalje treba uskladiti s rezervacijama, rokovima dobavljača, pakiranjima, upotrebljivim stanjem i okolnostima koje utječu na sljedeće razdoblje.
Više o tome pročitajte na stranici Zalihe, nabava i proizvodnja ili pogledajte što eKonobar nudi restoranima.
Plan za uređenje nabave u četiri tjedna
Prvi tjedan: odaberite kritične sirovine
Počnite s deset do dvadeset artikala koji imaju veliku vrijednost, kratak rok, česte nestašice ili velik utjecaj na jelovnik. Provjerite mjerne jedinice, normative, prinos i stvarno porcioniranje.
Drugi tjedan: uredite stanje i dokumente
Provedite kontrolnu inventuru odabranih artikala. Uskladite stanje, pregledajte otvorene narudžbenice i dogovorite pravilo zaprimanja robe te evidentiranja otpisa i korekcija.
Treći tjedan: uvedite izračun i raspored naručivanja
Za svaki artikl odredite očekivanu potrošnju, rok isporuke, sigurnosnu zalihu, pakiranje i osobu koja odobrava narudžbu. Pratite razliku između planirane i stvarne potrošnje.
Četvrti tjedan: pregledajte rezultat
Usporedite hitne narudžbe, nedostupne artikle, višak, otpis i vrijednost zalihe s početnim stanjem. Zadržite pravila koja su poboljšala rezultat, a pragove prilagodite artiklima kod kojih je odstupanje i dalje veliko.
Često postavljana pitanja o nabavi za restoran
Koliko često restoran treba naručivati robu?
Ritam ovisi o potrošnji, roku trajanja, roku isporuke, skladišnom kapacitetu, minimalnoj količini i pouzdanosti dobavljača. Lako kvarljiva roba obično traži češće provjere, ali univerzalan raspored ne postoji.
Kako izračunati količinu za narudžbu?
Izračun počinje očekivanom prodajom i normativima prilagođenima prinosu. Planiranoj potrebi dodaje se sigurnosna zaliha, a zatim se oduzimaju upotrebljivo stanje i potvrđene dolazne količine. Rezultat se prilagođava pakiranju i roku trajanja.
Što je sigurnosna zaliha?
To je dodatna količina koja pokriva razumno odstupanje potrošnje ili isporuke. Određuje se po artiklu prema njegovoj važnosti, roku, vrijednosti, mogućnosti zamjene i pouzdanosti dobavljača.
Kako smanjiti višak zaliha?
Potrebno je urediti normative i stanje, uključiti otvorene narudžbe, pratiti prodaju usporedivih razdoblja, smanjiti nepotrebno velike sigurnosne količine i naručivati u pakiranjima koja se mogu potrošiti unutar korisnog roka.
Kako kontrolirati rast nabavnih cijena?
Nabavne cijene treba pratiti kroz vrijeme i povezati s troškom recepture i prodajom artikla. Kod većeg odstupanja provjeravaju se dobavljač, pakiranje, kvaliteta, alternativni proizvod, prodajna cijena i sastav jelovnika.
Može li program za ugostiteljstvo sam planirati nabavu?
Program koji povezuje prodaju, normative, zalihe i dokumente može predložiti narudžbu. Pouzdan plan i dalje ovisi o točnim podacima te informacijama o rezervacijama, dobavljačima, rokovima, pakiranjima i okolnostima sljedećeg razdoblja.
Zaključak: dobra narudžba počinje prije nego što roba ponestane
Planiranje nabave povezuje ono što restoran očekuje prodati s onim što kuhinja stvarno troši i što skladište zaista može ponuditi. Najkorisniji je ponovljiv izračun koji odgovorna osoba može provjeriti prije svake važnije narudžbe.
Za početak odaberite deset ključnih sirovina. Provjerite njihove normative, prinos, upotrebljivo stanje, otvorene narudžbe, rok isporuke i pakiranje. Zatim izračunajte koliko robe treba do sljedeće isporuke i usporedite plan sa stvarnom potrošnjom.
Ako želite povezati prodaju, normative, primke, narudžbenice, skladišta i inventuru, zatražite ponudu. Pripremite nekoliko artikala kod kojih najčešće nastaje višak ili nestašica.
